Офисный переезд: перевозка архивов

В любой, даже самой небольшой компании, со временем накапливается большое количество документации, которая, согласно законодательству, должна сохраняться не менее трех лет. Сюда входят различные накладные, кассовые ордера, книги учета продукции, приказы и распоряжения руководства. Если вас ожидает офисный переезд, архив тоже нужно перевезти, придерживаясь при этом особых правил.

Подготовка архивов к транспортировке

На сегодняшний момент офисный переезд сервис, который предоставляют многие мувинговые компании в Москве. Квалифицированные грузчики без особого труда демонтируют и разберут мебель, вынесут ее из помещения, погрузят на кузов и расставят на новом месте. Но вот про систематизацию архива должны позаботиться ответственные лица — бухгалтера, офис-менеджеры, сотрудники отдела кадров.

321

Соблюдайте следующие требования:

  • систематизация — все коробки должны быть подписаны и размещены в хронологическом порядке;
  • с целью предотвращения утечки коммерческой информации короба нужно хорошо запечатать;
  • закажите особый опломбированный контейнер, чтобы посторонние лица не получили доступ к секретным данным;
  • при транспортировке посадите в кабину в качестве сопровождающего ответственного работника.

Обратите внимание на тот факт, что утеря документов является довольно серьезным нарушением, так как может быть классифицирована, как преднамеренное уничтожение с целью сокрытия доходов и определенных финансовых операций.

Защита документации от внешних воздействий

Если вы введете в поисковой системе запрос типа «офисный переезд москва дешево«, то получите ссылки на различные мувинговые компании, которые предоставляют данную услугу по весьма привлекательным тарифам. Стоимость будет зависеть от многих факторов:

  • общие объемы и масса перевозимого имущества;
  • количество упаковочного материала;
  • используемый автотранспорт;
  • количество рабочих мест.

Если речь идет о большой компании, то для перевозки архива на большие расстояния может понадобиться целый седельный тягач с полуприцепом. При этом возможно намокание бумаги в коробках. Чтобы этого избежать, складируйте документы в целлофановые пакеты, и в таком виде кладите их в коробки.

Не менее важный момент — соблюдение правил пожарной безопасности, особенно если вы переезжаете в летние месяцы. На новом месте все коробки должны быть помещены в темное место с низким уровнем влажности воздуха.

Loading...

Добавить комментарий