Как известно в современная логистическая цепочка состоит из трех так называемых логистических потоков:
– непосредственно транспортируемого груза;
– информационного потока;
– документального потока.
Существует еще поток финансов, но его чаще всего обрабатывает банковская система методом денежных перечислений.
Если с транспортируемы грузом все в принципе понятно, то два остальных пункта стоит рассмотреть подробнее. Под информационным потоком следует понимать все данные о грузе, которые передаются посредством информационных обменов между представительствами почтово-грузовых компаний. Под потоком документов понимают все данные о грузе в бумажной форме, копии которых передаются на представительства.
Если заказов относительно немного, интернет-магазин успевает оформлять и отправлять их самостоятельно, вести мониторинг по выдаче заказов, их возвратов и возврата денежных средств. Но что делать если магазин в своем развитии достиг того уровня, что традиционный способ отправок стал уже не приемлем по временным рамкам, возросло количество ошибок данных при оформлении заказов да и просто нерационально используется время персонала? В таком случае необходимо выбрать перевозчика, который возьмет на себя часть Ваших функциональных обязанностей.
Этап первый. Приемка.
Данные о заказах (город получатель, ФИО получателя, контактный номер получателя, стоимость заказа, наименование заказа) передаются транспортной компании, например под видом файла Excel. Данные автоматически заносятся в информационную базу, создавая готовые еще неподтвержденные транспортные квитанции. В дальнейшем переданный груз сканируется и принимается транспортной компанией, при этом грузовые квитанции проводятся и помечаются как принятые. Стоит отметить, что сканирование проводится по счетам-фактурам с адаптированным штрих-кодом. На каждую позицию также клеится транспортный стик.
Этап второй. Доставка.
При большем объеме заказов лучше всего для перевозок использовать транспортные контейнеры, которые по своим размерам чаще всего являются стандартной евро-палетой и адаптированы для перемещения электрокарой. Все принятые заказы помещаются в контейнер, который пломбируется, помечается как отдельное грузовое место и доставляется в нужный город. Вместе с контейнером едет ведомость выдачи с перечислением всех заказов. По информационной базе проходит обмен данными и на представительствах видят все грузовые квитанции, в электронной форме прибывшие на представительство.Этап третий.
Приемка товара на представительстве и выдача заказов клиентам.При прибытии контейнера на представительство, его вскрывают, предварительно сверив номера пломб и удостоверившись в их целостности. В дальнейшем сверяют количество и соответствии позиций по ведомости выдачи или же проводится сканирование и сверка с базой данных. Только при принятии заказов на представительство осуществляется SMS-рассылка клиентам о том, что заказ прибыл и его можно прийти и получить. При успешной выдаче заказа клиентам в базе данных отмечается, что заказ получен, а в ведомости ставится роспись клиента.
Этап четвертый. Возвраты
Если клиент не пришел за заказом или по какой-то причине отказался от заказа, товар оформляется как возврат и отправляется обратно в место отправки и в дальнейшем возвращается интернет-магазину. То же самое касается и ведомостей выдачи и контейнера, который используется как оборотная тара.
